Ile razy doświadczyłeś sytuacji, w której siedziałeś na spotkaniu i nie miałeś pojęcia, czego ono dotyczy, co jest jego celem i czego Ci wszyscy ludzie od Ciebie chcą? Dlaczego bezsensowne spotkania zdarzają się tak często i jak je ograniczyć? Znam parę sposobów i chętnie się nimi podzielę.
Źródło: Unsplash
Ostatnio we współpracy z No Fluff Jobs prowadziłam webinar z Piotrem Piaseckim, człowiekiem, który dużo wie o przywództwie, efektywności osobistej i zarządzaniu. Piotr powiedział ważną rzecz: "czasem nie da się zarządzić, należy zarządzić sobą w czasie". A potem jechałam autem do domu i słuchałam audiobooka "Atomic Habits" Jamesa Cleara. Pomyślałam sobie, że nasze życie składa się z setek małych czynności, ważnych i pilnych, a także z szeregu powinności, zachcianek i czynności, które nie są ważne albo - nie są "nasze" i powinniśmy oddelegować je komuś, do kogo należą.
Tak właśnie jest ze spotkaniami, na które chodzimy w trakcie pracy, a nic by się nie stało, gdyby nas na nich nie było. Chodzenie na takie spotkania to nawyk, który powinniśmy wyrzucić nie tylko z kalendarza, ale i z naszego życia. Problem niechcianych spotkań zjadających czas dotyczy absolutnie każdego - ludzi z wysokiego managementu, product managerów, deweloperów, designerów i osób z działu sprzedaży. Dlaczego wszyscy biegamy na to spotkania, mimo, że z góry wiemy, że będziemy na nich pełnić rolę nie mniej istotną niż wazon stojący na stole w sali konferencyjnej? :)
Istnieje kilka przyczyn tego zjawiska:
nie umiemy rozróżnić spraw pilnych od ważnych
inni nie umieją rozróżnić spraw pilnych od ważnych, przez co wciągają nas w swoje nieważne sprawy
ulegamy zachciankom innych ludzi, którzy ciągną nas na spotkanie, by poczuć się pewniej, lepiej lub byśmy zrobili za nich robotę, bo sami nie są przygotowani
bo nieświadomie lub świadomie spełniamy powinności - obowiązki natury moralnej wobec innych osób, np. wobec koleżanek, które proszą o nasze towarzystwo na spotkaniu
bo nie jesteśmy asertywni lub mylimy asertywność z tupetem lub byciem źle wychowanym
bo nie potrafimy ocenić, które spotkanie jest istotne i ważne, a które takim nie jest, nie umiemy priorytetyzować własnych prac
bo wyjątkowo łatwo godzimy się na udział w spotkaniu, w którym "nie wiadomo, o co chodzi", bo inni to robią i jest to firmowy standard
Udział w takich spotkaniach to koszmarna strata czasu, która zmniejsza naszą efektywność osobistą, sprawia, że nie robimy rzeczy naprawdę wartościowych. Uważam, że nieefektywne spotkania są toksyczne, osłabiają nie tylko efektywność, ale również morale i motywację do pracy.
Tymczasem, możemy zacząć od małych nawyków, które zmienią nasze funkcjonowanie w domu i w pracy i uczynią życie lepszym, bardziej spokojnym, w przyjemny sposób przewidywalnym i znośnym. Te małe nawyki mogą również sprawić, że nagle odblokują się w nas pokłady chęci i energii, by robić coś naprawdę fajnego, co nas interesuje i pozytywnie nastraja w ciągu dnia. Jak pisze James Clear, "Nawyki są po prostu sprawdzonymi rozwiązaniami nawracających problemów w naszym otoczeniu". I jeśli przyjmiemy, że naszym problemem jest udział w bezsensowych, "wazoniastych" spotkaniach, to powinniśmy wypracować nawyki, dzięki którym te problemy staną się marginalne lub po prostu znikną.
Jednak, zanim zabierzemy się za wypracowywanie nawyków, powinniśmy upewnić się, które spotkania naprawdę są ważne, a które powinniśmy jak najszybciej odpuścić. Aby mieć pewność, co do ważności spotkania, robię trzy rzeczy:
Zadaję sobie serię pytań przed spotkaniem
Prowadzę matrycę Eisenhowera
Umieszczam "dziwne" rzeczy w służbowym kalendarzu
Oto lista 5 pytań, które warto sobie zadać przed spotkaniem:
Po co jest to spotkanie? (co chcemy nim osiągnąć, jaką wartość wypracować, "z czym" chcemy z niego wyjść?)
Dlaczego to spotkanie jest ważne? (jak się wiąże z celem zespołu, projektu, firmy?)
Jaka jest moja rola na tym spotkaniu (jakiego udziału się ode mnie wymaga? aktywnego / pasywnego?)
Co wniosę do tego spotkania (skoro dowiedziałam się o nim na 5 minut przed!)
Czy to co wniosę będzie unikalne? (przecież jeszcze 2 osoby poza mną mają tę samą wiedzę i kompetencje i też będą na tym spotkaniu!)
Matryca Eisenhowera, czyli moc odróżniania spraw pilnych od ważnych
Zanim wyjaśnię, jak korzystać z matrycy Eisenhowera, podzielę się kilkoma spostrzeżeniami na temat zarządzania zadaniami w pracy. Dzielę te zadania na:
Łatwe i rzadkie, które wiążą się z tym, że:
nie mamy wiedzy, by wykonać zadanie
nie mamy środków i narzędzi, by wykonać zadanie
Według mnie, te trudności są łatwe do pokonania, bo wiedzę, podobnie jak sprzęty i narzędzia, można nabyć w czasie.
Trudne i częste, które wiążą się z tym, że:
nie wiem, po co robię zadanie
nie wiem, jak ważne jest to zadanie
nie wiem, jakie jest tło / kontekst zadania
nie wiem, jaka jest wartość tego zadania
I są to przeszkody trudne do usunięcia, bo wynikają najczęściej ze sposobu prowadzenia prac przez firmę i z braku standardów projektowych.
Wszystko to, co do nas wpływa od ludzi z firmy - od szefa, współpracowników, klientów, można prowadzić właśnie w matrycy Eisenhowera nie tylko dla porządku, ale dla nadania wagi / odpowiedniego ciężaru (tak by to ujął M. Kundera), temu wszystkiemu.
Gdy wykonasz krok nr 1., czyli zaczniesz od pytania "po co" i upewnisz się, że to "po co" jest dla Ciebie totalnie zrozumiałe, zrób krok nr 2. - przeczytaj, po co Ci matryca. Przygotowałam dla Ciebie małe podsumowanie:
Krok 3. to uzmysłowienie sobie, że rzadko to co ważne jest pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne. Warto też przyswoić sobie, że cała magia efektywnego zarządzania sobą zamyka się w prostej regule:
Wysoką efektywność osobistą zapewnia robienie rzeczy ważnych we właściwym czasie i we właściwej kolejności.
Takie proste i takie trudne, nie tylko na poziomie zarządzania zadaniami własnymi, ale również na poziomie zarządzania produktem - backlogiem i pracą w sprintach. Dla ułatwienia spisałam ściągę, jak rozróżnić zadania ważne od pilnych:
Przygotowałam też dla Ciebie przykład matrycy:
Warto zapamiętać 4 wskazówki:
Zadania pilne i ważne - zrób jak najszybciej
Zadania niepilne i ważne - mądrze zaplanuj
Zadania nieważne i pilne - oddeleguj
Zachcianki - wyrzuć z kalendarza, z głowy i ze swojego życia :)
Na koniec, podaję też kilka tricków z życia codziennego:
Jeśli nie znam celu spotkania - nie idę!
Jeśli mam do wykonania trudną pracę wymagającą czasu i skupienia - dodaję ten czas do kalendarza i uznaję, że organizuję spotkanie "sama ze sobą"
Nie ustawiam spotkań na pełną godzinę - muszę mieć przecież czas, żeby nie tylko zmienić pokój i krzesło, ale również mindeset i przejść myślami do kolejnego spotkania
Nie chodzę już na spotkania "ściągnięta z korytarza" na ostatnią chwilę
Uczę się delegować nie tylko zadania, ale i delegować spotkania - spróbujcie, bo to bardzo oczyszczające w wielu wymiarach funkcjonowania
Zobacz również:
Chcesz podyskutować o matrycy Eisenhowera?
Napisz na adres: info@everydayrocket.com. Dyskusje nie są dla Ciebie? Subskrybuj nasz newsletter!
Autor:
Marta Steiner